Białystok, dn. 24.01.2024r.

Sygn. postępowania: OZ/261/JM/U/18/24

ZAPYTANIE OFERTOWE (RFX)

1. WPROWADZENIE:

Niniejsze zapytanie jest podstawą do złożenia Ofert.

UWAGA! WARUNKIEM  UZYSKANIA POZYTYWNEJ OCENY FORMALNEJ JEST ZŁOŻENIE FORMULARZA OFERTOWEGO STANOWIĄCEGO ZAŁĄCZNIK DO NINIEJSZEGO ZAPYTANIA. JEGO BRAK SKUTKUJE ODRZUCENIEM OFERTY BEZ MOŻLIWOŚCI WEZWANIA WYKONAWCY DO UZUPEŁNIENIA DOKUMENTACJI.

2. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:

Postępowanie w trybie Zapytania Ofertowego (RFX) prowadzone jest w oparciu o wewnętrzny Regulamin Udzielania Zamówień i Zawierania Umów (Regulamin) Zamawiającego, dla którego nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 11.09.2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2023r. poz. 1605).

3. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA:

Przedmiotem niniejszego Zamówienia jest opracowanie dokumentacji projektowej na potrzeby wykonania modernizacji instalacji wentylacyjnej oraz klimatyzacyjnej w ramach zadania pn.: „Wykonanie dokumentacji technicznej modernizacji układu wentylacji i klimatyzacji w laboratorium, nastawni biomasy oraz portierni nr 3 w Enea Ciepło sp. z o.o. Oddział Elektrociepłownia Białystok”.

Dokumentację projektową należy wykonać jako dwa niezależne kompletne podprojekty, tj.:

1. projekt techniczny modernizacji instalacji wentylacyjno-klimatyzacyjnej w laboratorium biomasowym na III piętrze budynku D,
2. projekt techniczny modernizacji instalacji wentylacyjno-klimatyzacyjnej w budynku nastawni biomasowej i portierni nr 3.
   
   I. Stan istniejący instalacji wentylacyjno-klimatyzacyjnych podlegających modernizacji:
   A) instalacja wentylacyjno-klimatyzacyjna w laboratorium biomasowym na III piętrze budynku D:
   1) Wykaz pomieszczeń Wydziału Laboratorium objętych wymogiem zapewnienia wentylacji i klimatyzacji stanowi Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.
   2) Dane dot. wymaganych warunków środowiskowych, jakie muszą być zapewnione w pomieszczeniach Wydziału Laboratorium, gdzie prowadzone są badania, przedstawia Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.
   3) W pomieszczeniach laboratorium biomasy zaprojektowano następujące układy wentylacji mechanicznej i klimatyzacji:
   a) Układ 1N/1W – wentylacja nawiewno-wywiewna pom. 1, 2, 4a, 5 – realizowane przez centralę nawiewno-wywiewną typu VX 700 EV-L firmy Systemair;
   b) Układ 2N/2W – klimatyzacja nawiewno-wywiewna pom. 3 i 5 – realizowane przez centralę nawiewną GOLD 04 SD firmy Swegon współpracującą z chłodnicą freonową, nagrzewnicą elektryczną oraz nawilżaczem parowym CP3; wywiew przez okapy w pomieszczeniach 3 i 5 realizowany wentylatorami kanałowymi;
   c) Układ 3N/3W – klimatyzacja nawiewno-wywiewna pom. 4b – realizowane przez centralę nawiewną GOLD 04 SD firmy Swegon współpracującą z chłodnicą freonową, nagrzewnicą elektryczną oraz nawilżaczem parowym CP3; wywiew przez okapy trzy okapy przyścienne i jeden centralny w pomieszczeniu 4b realizowany wentylatorami kanałowymi;
   d) Układ 4N, 4W – wentylacja nawiewna do pom. socjalnego – realizowana przez centralę wentylacyjną nawiewną TLP 160/2,1 firmy Systemair; wywiew przez pomieszczenia szatni i natrysków;
   e) SK-1 – szafa klimatyzacyjna w pom. 2
   f) SK-2 – szafa klimatyzacyjna w pom. 4a
   g) Klimatyzacja typu Multi Split - pom. 1 i 6.
   4) Centrale wentylacyjne zlokalizowane są w pomieszczeniu wentylatorni znajdującego się w laboratorium.
   5) Agregaty chłodnicze oraz skraplacze szaf klimatyzacyjnych zlokalizowane są na dachu nawy elektrycznej oraz dachu budynku D.
   6) Rozporwadzenie kanałów wentylacyjnych oraz instalacji freonowych i elektrycznych w przeważajacej części znajduje sięw przestrzeni nad sufitem zabudowanym na korytarzu laboratorium.
   7) Lokalizację urządzeń wentylacyjnych i klimatyzacyjnych oraz rozprowadzenie instalacji w budynku przedstawiają załaczone rzuty laboratorium.
   B) instalacja wentylacyjno-klimatyzacyjna w budynku nastawni biomasowej i portierni nr 3 (budynek parterowy):
   1) Pierwotna instalacja wentylacyjno-klimatyzacyjna w budynku została zaprojektowana  i wykonana z myślą o funkcjonujacym tam wczescniej laboratorium biomasowym. W 2012 roku laboratorium przeniesiono do innego budynku a pomieszczenia zaadaptowano na potrzeby nastawni biomasowej. Adaptacja obejmowała zmiany architektoniczne i nie wpłynęła na kształt instalacji wentylacyjno-klimatyzacyjnej.
   2) Pomieszczenia 14 i 15 zostały połączone w jedno pomieszczenia szaf systemowych sterujących gospodarką biomasową. Pomieszczenia stanowi strefę pożarową i jest wyposażone w system p.poż. gaszenia gazem (pomieszczenie jest szczelne).
   3) Wentylację w pomieszczeniach budynku oparto o następujące układy:
   a) Nawiew – system N1 – wentylacja pomieszczeń 11, 12, 13, realizowana przez centralę wentylacyjną nawiewną VBW Engineering SPS-1 podwieszoną pod sufitem w holu budynku (pom. 20); wywiew realizowany przez wyciągi w pomieszczeniach 11, 12, 13;
   b) Nawiew – system N2 – wentylacja pomieszczeń 16, 17, 18, 19 realizowana przez centralę wentylacyjną nawiewną TLP-200/5,0 firmy Systemair; wywiew realizowany przez wyciągi w pomieszczeniach 16, 18, 19;
   c) Nawiew – system N3 – wentylacja pomieszczeń 05, 06, 07, 08 realizowana przez centrale wentylacyjną nawiewną TLP-200/5,0 firmy Systemair; wywiew realizowany przez wyciągi w pomieszczeniach 05, 06, 07;
   d) System W12, W13 – wyciągi z pomieszczeń socjalnych portierni nr 3 (pom. 02, 03);
   e) System W14 – wentylator wyciągowy kanałowy z pomieszczenia 10 (węzeł cieplny).
   4) W pomieszczeniach budynku klimatyzację oparto na systemi VRF marki Daikin; obejmowała ona pomieszczenia nr 01, 11, 12, 13, 14, 15, 16 (tj. 7 szt. klimatyzatorów kasetonowych) oraz chłodnicę freonową w centrali wentylacyjnych.
   5) Wszystkie centrale zlokalizowano w budynku nad sufitem podwieszanym.
   6) Agregat chłodniczy marki Daikin zlokalizowano na dachu budynku.
   7) Lokalizację urządzeń wentylacyjnych i klimatyzacyjnych oraz rozprowadzenie instalacji w budynku przedstawiają załączone rzuty budynku nastawni biomasowej i portierni nr 3.
   
   II. Wymagania w zakresie modernizacji instalacji wentylacyjno-klimatyzacyjnych:
   A) instalacja wentylacyjno-klimatyzacyjna w laboratorium biomasowym na III piętrze budynku D:
   1) Należy zbadać wydajność obecnej instalacji pod kątem obowiązujących przepisów, by ocenić czy wymiana urządzeń będzie odbywała się w takiej samej konfiguracji, czy w rozbudowanej.
   2) Konieczne wykonanie bilansu cieplnego w pomieszczeniach ze zwróceniem szczególnej uwagi na zyski ciepła od urządzeń laboratoryjnych w trakcie ich pracy oraz zyski ciepła przez ściany zewnętrzne (od strony południowej oraz od maszynowni).
   3) W celu zminimalizowania zysków ciepła od południowej ściany zewnętrznej należy rozważyć możliwości zabezpieczenia okien przed promieniowaniem UV, np.  poprzez montaż folii pochłaniającej promieniowanie UV lub innej metody zaproponowanej przez projektanta.
   4) Całkowita wymiana urządzeń wentylacyjnych i klimatyzacyjnych, w tym nawilżaczy powietrza.
   5) Nowe układy wentylacyjne i klimatyzacyjne muszą zapewniać wymagane normami warunki środowiskowe we wszystkich pomieszczeniach laboratorium – konieczne wykonanie wszystkich obliczeń od podstaw.
   6) Weryfikacja kanałów wentylacyjnych pod kątem ich przepustowości i możliwości wykorzystania w nowych układach wentylacji – zminimalizuje to utrudnienia dla personelu laboratorium (druga część laboratorium będzie pracować) oraz skróci czas prowadzenia prac obiektowych. Przewiduje się, że nowy układ wentylacji będzie dysponował większą wydajnością w celu utrzymania warunków środowiskowych wymaganych przez normy metodyczne podczas przygotowywania próbek paliw stałych oraz akredytowanych badań, stąd konieczne badanie wydajności istniejących kanałów.
   7) Należy zaprojektować urządzenia spełniające wszystkie wymogi techniczne oraz takie, których serwis możliwy będzie przez więcej niż jeden podmiot, co będzie miało wpływ na koszty ich eksploatacji.
   B) instalacja wentylacyjno-klimatyzacyjna w budynku nastawni biomasowej i portierni nr 3 (budynek parterowy):
   1) Nowe układy wentylacyjne i klimatyzacyjne muszą zapewniać wymagane normami warunki środowiskowe dla personelu w pomieszczeniach nastawni, portierni oraz pomieszczeniach socjalnych, jak również muszą zapewniać odpowiednią ilość chłodu w pomieszczeniach technicznych – konieczne wykonanie wszystkich obliczeń od podstaw.
   2) Całkowita wymiana układu klimatyzacji.
   3) Rozdzielnie układu klimatyzacji dla pomieszczeni technicznych oraz socjalnych; wymagane oddzielne chłodzenie dla pomieszczeń szaf systemowych w układzie zapewniającym zachowanie ciągłość chłodzenia (np. montaż dwóch oddzielnych jednostek klimatyzacyjnych, gdzie pierwsza będzie pełniła funkcję jednostki podstawowej, natomiast druga jednostki rezerwowej, w przypadku uszkodzenia jednostki podstawowej).
   4) Klimatyzację dla pomieszczeń socjalnych zaprojektować w układzie Multisplit lub VRF.
   5) Modernizacja instalacji wentylacyjnej poprzez wymianę wszystkich central wentylacyjnych.
   6) Pobór powietrza do centrali z nagrzewnicą wodną (jeżeli taka wystąpi) wykonać w sposób zapobiegający zamarzaniu nagrzewnicy, co ma aktualnie miejsce przy większych mrozach.
   7) Jeżeli to możliwe należy maksymalnie wykorzystać istniejące kanały wentylacyjne – konieczne wykonanie obliczeń zapotrzebowania na powietrze oraz przepustowości kanałów.
   8) Należy zaprojektować urządzenia spełniające wszystkie wymogi techniczne oraz takie, których serwis możliwy będzie przez więcej niż jeden podmiot, co będzie miało wpływ na koszty ich eksploatacji.
   
   III. Wymagania w zakresie dokumentacji projektowej:
   dokumentację projektową należy wykonać jako dwa niezależne kompletne podprojekty, tj.:
   1) projekt techniczny modernizacji instalacji wentylacyjno-klimatyzacyjnej w laboratorium biomasowym a III-cim piętrze budynku D,
   2) projekt techniczny modernizacji instalacji wentylacyjno-klimatyzacyjnej w budynku nastawni biomasowej i portierni nr 3;
   3) dokumentację projektową techniczną/wykonawczą branży sanitarnej i elektrycznej należy dostarczyć:
   a) w postaci papierowej:
   - projekty techniczne/wykonawcze - 4 egz.
   - przedmiary robót - 4 egz.
   - kosztorysy inwestorskie - 2 egz.
   b) w postaci zapisu elektronicznego (płyty CD lub DVD, pendrive) w wersji nieedytowalnej (pdf) oraz w wersji edytowalnej;
   4) dokumentację powykonawczą (po zrealizowaniu inwestycji) należy dostarczyć:
   a) w postaci papierowej - 3 egz.
   b) w postaci zapisu elektronicznego (płyty CD lub DVD, pendrive) w wersji nieedytowalnej (pdf) oraz w wersji edytowalnej;
   5) w trakcie realizacji modernizacji instalacji oraz sieci centralnego ogrzewania w roku 2024 Wykonawca zapewni nadzór autorski na określonych w umowie zasadach.

Wykonawca udzieli 36–miesięcznej gwarancji na wykonane projekty.

Wykonawców zainteresowanych złożeniem oferty zapraszamy na spotkanie połączone z wizją lokalną, która odbędzie się 30.01.2024r. (wtorek) o godz. 11:00 w siedzibie Enea Ciepło sp. z o.o. Oddział Elektrociepłownia Białystok w Białymstoku przy ul. Gen. Wł. Andersa 15 (Budynek A, sala nr 7). Uczestnictwo w wizji lokalnej należy obligatoryjnie zgłosić Pan Jolancie Miczejko pod nr tel. 85 654 99 58. Potwierdzenie udziału w spotkaniu umożliwi autoryzację wstępu jego uczestników na teren obiektu i wydanie stosownej przepustki.

4. OFERTY CZĘŚCIOWE:

Zamawiający nie dopuszcza składania Ofert częściowych.

5. OFERTY WARIANTOWE I RÓWNOWAŻNE:

Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych i ofert równoważnych.

6.TERMINY REALIZACJI:

1) rozpoczęcie wykonywania Przedmiotu Zamówienia - od 01.03.2024r.

2) zakończenie wykonywania Przedmiotu Zamówienia (sporządzenia dokumentacji):
a) projekt techniczny modernizacji instalacji wentylacyjno-klimatyzacyjnej w laboratorium biomasowym na III piętrze budynku D – 30 kwietnia 2024r.,
b) projekt techniczny modernizacji instalacji wentylacyjno-klimatyzacyjnej w budynku nastawni biomasowej i portierni nr 3 – 30 kwietnia 2024r.

3) w przypadku niedotrzymania terminu Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne w wysokości 0,2% wartości brutto opóźnionej usługi za każdy dzień opóźnienia, nie więcej niż 100% łącznej wartości brutto zamówienia. W przypadku odstąpienia od zamówienia przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy lub przez Wykonawcę z przyczyn leżących po jego stronie, Wykonawca zobowiązuje się do zapłacenia Zamawiającemu kary umownej w wysokości 10% wartości brutto zamówienia (przez wartość brutto zamówienia Strony traktują łączną wartość wszystkich usług określonych w zamówieniu).

7.WARUNKI UDZIAŁU WYKONAWCY W POSTĘPOWANIU:

1) O udzielenie Zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:

a. zdolności do występowania w obrocie gospodarczym;

b. posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa powszechnie obowiązującego nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień;

c. posiadania sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie Zamówienia, przy uwzględnieniu obowiązujących w Spółce lub Grupie ENEA aktów wewnętrznych, w szczególności „Procedury weryfikacji kontrahentów w Grupie ENEA”;

d. posiadania zdolności technicznej i zawodowej niezbędnej do wykonania Zamówienia;

e. Wykonawcy, którzy dysponują osobami z odpowiednimi uprawnieniami do wykonania zamówienia w liczbie zapewniającej należyte wykonanie zamówienia, w tym:
- co najmniej jedną osobę z uprawnieniami projektowymi w branży sanitarnej,
- co najmniej jedną osobę z uprawnieniami projektowymi w branży budowlanej,
- co najmniej jedną osobę z uprawnieniami projektowymi w branży elektrycznej.

f. Wykonawcy, którzy posiadają opłaconą polisę, a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności na sumę gwarancyjną w wysokości co najmniej 100 000,00 złotych (słownie: sto tysięcy złotych) na jeden i wszystkie wypadki w okresie ubezpieczenia.

g. Wykonawcy, którzy są uprawnieni do występowania w obrocie prawnym;

h. Wykonawcy, którzy nie figurują w Krajowym Rejestrze Karnym;

i. Wykonawcy, w stosunku do których nie toczy się postępowanie upadłościowe, ani też nie ogłoszono upadłości;

j. Wykonawcy, którzy nie zalegają z uiszczaniem podatków oraz opłat i składek na ubezpieczenie społeczne;

8.W POSTĘPOWANIU:

1) Korespondencja z Wykonawcami prowadzona jest za pośrednictwem platformy LOGINTRADE (RFX).

2) Za pośrednictwem platformy LOGINTRADE (RFX) Wykonawca składa następujące dokumenty:

a. Formularz Ofertowy

b. Inne dokumenty np. atesty, certyfikaty, karty charakterystyki produktu (jeżeli występują)

c. Pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy (jeżeli dotyczy)

9.OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY:

1) Ofertę należy złożyć wg wzoru Formularza Ofertowego stanowiącego Załącznik Nr 1 do niniejszego Zapytania Ofertowego.

2) Formularz Ofertowy wraz z załącznikami składa się w postaci dokumentu elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym ePUAP przez osobę/y uprawnioną/e do reprezentacji Wykonawcy, a w przypadku gdy Wykonawca nie posiada kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego ePUAP, składa skan Formularza Ofertowego wraz z załącznikami opatrzone podpisem tradycyjnym w sposób umożliwiający identyfikację podpisu (np. wraz z imienną pieczątką).

10.CENA OFERTOWA (CENA ZA WYKONANIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA):

1) W Ofercie Wykonawca poda Cenę Ofertową w PLN w następującym układzie:

a. Cena Ofertowa netto (wartościowo),

b. Podatek VAT (wartościowo,

c. Cena Ofertowa brutto (wartościowo i słownie)

11.OKRES ZWIĄZANIA OFERTĄ:

Wykonawca jest związany Ofertą przez okres 30 dni, a bieg tego terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania Ofert.

12.GWARANCJA: 36 miesięcy

13.OCENA OFERT:

1) Kryterium oceny Ofert

a. Cena: 100%

2) Jeżeli Wykonawca, którego Najkorzystniejsza Oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia Umowy Zamawiający może wybrać Najkorzystniejszą Ofertę, najwyżej ocenioną spośród pozostałych Ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny.

14.OSOBY UPRAWNIONE DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI:

Osoby upoważnione ze strony Zamawiającego do kontaktowania się z Wykonawcami:

Jolanta Miczejko, tel. 85 654 99 58, e-mail: jolanta.miczejko@enea.pl 

15.TERMIN SKŁADANIA OFERT:

Termin zakończenia przyjmowania Ofert: 05.02.2024, godz.: 11:00

16.MIEJSCE SKŁADANIA OFERT:

Formularz Ofertowy z załącznikami - platforma LOGINTRADE http://www.logintrade.pl - po uprzedniej rejestracji Wykonawcy (w przypadku pojawienia się jakichkolwiek trudności uniemożliwiających złożenie Oferty, kontakt z obsługą platformy LOGINTRADE: +48 71 787-35-34; +48 71 787-37-27; +48 71 787-37-57; e-mail: helpdesk@logintrade.net).

17.WARUNKI PŁATNOŚCI / KARY UMOWNE:

1) Wykonawca zobowiązuje się do umieszczenia na wystawionej przez siebie fakturze numeru umowy/zamówienia zakupu nadanego w rejestrze ENEA Ciepło sp. z o.o.

2) Zapłata wynagrodzenia nastąpi w ciągu 30 dni od daty doręczenia prawidłowo wystawionej faktury VAT przez Wykonawcę na adres Zamawiającego, płatne na rachunek bankowy Wykonawcy. W przypadku, gdy termin płatności przypada w sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, płatność wynagrodzenia nastąpi w pierwszy dzień roboczy przypadający po tych dniach.

3) Termin płatności wynagrodzenia należnego Wykonawcy zostanie dochowany, gdy w ostatnim dniu tego terminu nastąpi obciążenie rachunku bankowego Zamawiającego kwotą wynagrodzenia należnego Wykonawcy.

4) Za prawidłowo wystawioną fakturę strony uznają dokument wystawiony zgodnie z zapisami zawartymi w ustawie z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług, który obowiązkowo będzie zawierał poniższe informacje:

b. numer umowy;

c. numer zamówienia zakupu SAP;

d. imię i nazwisko zleceniodawcy;

5) Faktury, o których mowa w ust. powyżej będą wystawiane w następujący sposób:

Nabywca:

Enea Ciepło Sp. z o.o. z siedzibą w Białymstoku

ul. Warszawska 27

15-062 Białystok

NIP: 5420201908

 

Odbiorca:

Enea Ciepło Sp. z o.o.

Oddział Elektrociepłownia Białystok z siedzibą w Białymstoku

ul. Gen. Władysława Andersa 15

15-124 Białystok

 

i kierowane przez Wykonawcę na następujący adres:

 

ENEA Ciepło Sp. z o.o.,

Centrum Zarządzania Dokumentami,

ul. Zacisze 28,

65-775 Zielona Góra.

6) Dopuszcza się przesyłanie faktur drogą elektroniczną na adres: faktury.elektroniczne@enea.pl w dowolnym formacie elektronicznym, w wersji nieedytowalnej (celem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury). Jeśli Wykonawca skorzysta z elektronicznej formy przesyłania faktur – nie przesyła w takim wypadku wersji papierowej dokumentu.

7) Błędnie wystawiona faktura lub wystawiona w sposób sprzeczny z warunkami Umowy nie rodzi po stronie Zamawiającego obowiązku zapłaty.

8) W przypadku niedotrzymania terminu dostawy Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne w wysokości 0,2% wartości brutto opóźnionej dostawy przedmiotu zamówienia za każdy dzień opóźnienia, nie więcej niż 30% łącznej wartości brutto zamówienia. W przypadku odstąpienia od zamówienia przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy lub przez Wykonawcę z przyczyn leżących po jego stronie, Wykonawca zobowiązuje się do zapłacenia Zamawiającemu kary umownej w wysokości 10% wartości brutto zamówienia (przez wartość brutto zamówienia Strony traktują łączna wartość wszystkich dostaw określonych w zamówieniu).

9) Zamawiający uprawniony jest do dochodzenia na zasadach ogólnych odszkodowania przenoszącego wysokość zastrzeżonych kar umownych.

10) Zakazuje się dokonywania przez Wykonawcę cesji należności wynikających z niniejszego zamówienia na rzecz osób trzecich.

18.PYTANIA WYKONAWCÓW I WYJAŚNIENIA ZAMAWIAJĄCEGO:

1) Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści Zapytania Ofertowego. Zamawiający jest obowiązany udzielić wyjaśnień nie później niż na 3 dni przed upływem terminu składania Ofert, pod warunkiem że wniosek o wyjaśnienie treści Zapytania Ofertowego wpłynął do Zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania Ofert. Udzielenie odpowiedzi później niż na 3 dni przed upływem terminu składania Ofert dopuszczalne jest pod warunkiem przedłużenia tego terminu. Przedłużenie terminu składania Ofert nie wpływa na bieg terminu składania wniosku o wyjaśnienie Zapytania Ofertowego. Wyjaśnienia będą publikowane na Platformie Zakupowej Zamawiającego.

2) W przypadku wpływu pytań ze strony Wykonawców dotyczących Zapytania Ofertowego po upływie terminu, w którym Zamawiający ma obowiązek udzielenia odpowiedzi wskazanego w pkt 1), Zamawiający może udzielić wyjaśnień albo pozostawić wniosek bez rozpoznania.

19.UZUPEŁNIENIE DOKUMENTÓW LUB ZŁOŻENIE WYJAŚNIEŃ NA WEZWANIE ZAMAWIAJĄCEGO:

1) Zamawiający wzywa Wykonawców którzy w określonym terminie nie złożyli oświadczeń i dokumentów, lub którzy nie złożyli pełnomocnictw, albo którzy złożyli wymagane przez Zamawiającego oświadczenia i dokumenty, zawierające błędy lub którzy złożyli wadliwe pełnomocnictwa, do ich złożenia w wyznaczonym terminie, chyba, że mimo ich złożenia Oferta Wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie Postępowania.

2) Złożone na wezwanie Zamawiającego oświadczenia i dokumenty powinny potwierdzać spełnienie przez Wykonawcę warunków udziału w Postępowaniu oraz spełnianie przez oferowane usługi wymagań określonych przez Zamawiającego,

3) W toku rozpatrywania ważnych Ofert, jeżeli jest to konieczne ze względu na potrzebę uzyskania wyjaśnień do złożonych Ofert, wybór Wykonawcy można poprzedzić wyjaśnieniami potwierdzonymi na piśmie z dowolna liczba Wykonawców. Wyjaśnienia nie mogą prowadzić do zmiany ceny lub innych danych będących przedmiotem oceny Oferty.

20.UDZIAŁ W POSTĘPOWANIU PODMIOTÓW TRZECICH:

1) Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie Zamówienia. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie Zamówienia ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w Postępowaniu albo do reprezentowania ich w Postępowaniu i zawarcia Umowy. W przypadku wspólnego ubiegania się o Zamówienie przez Wykonawców dokumenty i oświadczenie składa każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o Zamówienie. Dokumenty te potwierdzają spełnianie warunków udziału w Postępowaniu lub kryteriów selekcji oraz brak podstaw wykluczenia w zakresie, w którym każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w Postępowaniu lub kryteriów selekcji oraz brak podstaw wykluczenia. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie Zamówienia ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie Umowy.

21.WYKLUCZENIE WYKONAWCY:

1)Wykonawca podlega wykluczeniu z udziału w Postępowaniu o udzielenie Zamówienia w następujących przypadkach:

a. w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania Ofert uniemożliwił lub odmówił zawarcia umowy w sprawie Zamówienia po wyborze jego Oferty przez Zamawiającego lub nie wniósł wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy;

b. w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania Ofert nie wykonał przedmiotu Zamówienia na rzecz Zamawiającego lub wykonał go nienależycie, a w ramach działań naprawczych nie doprowadził przedmiotu Zamówienia do stanu zgodności z umową lub nie naprawił powstałej w ten sposób szkody, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności;

c. w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania Ofert z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy doprowadził do wypowiedzenia lub odstąpienia od umowy w sprawie Zamówienia;

d. w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania Ofert dopuścił się poważnych naruszeń „Kodeksu Kontrahentów Grupy ENEA” albo dopuścił się innych naruszeń postanowień „Kodeksu Kontrahentów Grupy ENEA”, a w ramach działań naprawczych nie doprowadził do ich usunięcia;

e. w sposób inny niż wskazany w lit. a – d w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem składania Ofert wyrządził Zamawiającemu szkodę w związki z realizacją Zamówienia, której to szkody nie naprawił w ramach podjętych działań naprawczych;

f. został wpisany do Rejestru Wykonawców Wykluczonych zgodnie z „Zasadami dokonywania oceny Wykonawców w Obszarze Zakupowym Zakupy Ogólne w Grupie ENEA”;

g. gdy otwarto jego likwidację, ogłoszono upadłość, którego aktywami zarządza likwidator lub sąd, zawarł układ z wierzycielami, którego działalność gospodarcza jest zawieszona albo znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury;

h. gdy doradzał lub w inny sposób był zaangażowany w przygotowanie Postępowania o udzielenie tego Zamówienia, a spowodowane tym zaangażowaniem zakłócenie konkurencji nie może być wyeliminowane w inny sposób niż przez wykluczenie Wykonawcy z udziału w tym Postępowaniu. Przed wykluczeniem Wykonawcy Zamawiający zapewnia temu Wykonawcy możliwość udowodnienia, że jego zaangażowanie w przygotowanie Postępowania o udzielenie Zamówienia nie zakłóci konkurencji;

i. gdy Zamawiający może stwierdzić, na podstawie wiarygodnych przesłanek, że Wykonawca zawarł z innymi Wykonawcami porozumienie mające na celu zakłócenie konkurencji, w szczególności jeżeli należąc do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów, złożyli odrębne Oferty, chyba że wykażą, że przygotowali te Oferty niezależnie od siebie;

j. gdy naruszył obowiązki dotyczące płatności podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, chyba że Wykonawca przed upływem terminu składania Ofert dokonał płatności należnych podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne wraz z odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłaty tych należności;

k. jeżeli złożył nieprawdziwe informacje mające lub mogące mieć wpływ na wynik Postępowania;

l. gdy nie wykazał spełnienia warunków udziału w Postępowaniu.

m. został wymieniony w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006[1] lub rozporządzeniu 269/2014[2] albo wpisany na Liście Sankcyjnej[3] jako podmiot podlegający wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu;

n. jego beneficjentem rzeczywistym[4] jest, lub była po dniu 24 lutego 2022 r., osoba wymieniona w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 lub rozporządzeniu 269/2014 albo wpisana na Liście Sankcyjnej jako podmiot podlegający wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu;

o. jego jednostką dominującą[5] jest, lub był po dniu 24 lutego 2022 r., podmiot wymieniony w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 lub rozporządzeniu 269/2014 albo wpisany na Liście Sankcyjnej jako podmiot podlegający wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu.

2)W przypadku, gdy Wykonawca:

a. uniemożliwił lub odmówił zawarcia umowy w sprawie zamówienia po wyborze jego Oferty przez Zamawiającego lub nie wniósł wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy;

b. nie wykonał przedmiotu Zamówienia na rzecz Zamawiającego lub wykonał go nienależycie, a w ramach działań naprawczych nie doprowadził przedmiotu Zamówienia do stanu zgodności z umową lub nie naprawił powstałej w ten sposób szkody, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności;

c. z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, doprowadził do wypowiedzenia lub odstąpienia od umowy w sprawie Zamówienia;

d. dopuścił się poważnych naruszeń „Kodeksu Kontrahentów Grupy ENEA” albo dopuścił się innych naruszeń postanowień „Kodeksu Kontrahentów Grupy ENEA”, a w ramach działań naprawczych nie doprowadził do ich usunięcia;

e. w sposób inny niż wskazany w lit. a – d wyrządził Zamawiającemu szkodę w związku z realizacją Zamówienia, której to szkody nie naprawił w ramach podjętych działań naprawczych;

zostanie wpisany do rejestru wykluczonych Wykonawców na okres 36 miesięcy od dnia wystąpienia zdarzenia, o którym mowa w ust. 4 lit. a. – e.

3)Zamawiający zawiadamia równocześnie Wykonawców, którzy zostali wykluczeni z Postępowania, podając uzasadnienie.

4)Ofertę Wykonawcy wykluczonego uznaje się za odrzuconą.

22.ODRZUCENIE OFERT:

1) Zamawiający odrzuca Ofertę w Postępowaniu o udzielenie Zamówienia, jeżeli:

a. nie odpowiada wymaganiom określonym w Zapytaniu Ofertowym pomimo wezwania Wykonawcy do uzupełnienia Oferty lub poprawienia błędów w Ofercie w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie;

b. Wykonawca nie złożył w przewidzianym terminie oświadczenia potwierdzającego spełnianie warunków udziału w Postępowaniu lub brak podstaw wykluczenia z udziału w Postępowaniu lub innych dokumentów lub oświadczeń;

c. jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji;

d. zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu Zamówienia, a Wykonawca nie przedstawił w wyznaczonym terminie wyjaśnień potwierdzających, że Oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny;

e. została złożona po terminie składania Ofert;

f. Wykonawca w terminie 3 dni od dnia doręczenia zawiadomienia nie zgodził się na poprawienie innej omyłki polegające na niezgodności Oferty z Zapytaniem Ofertowym, niepowodujące istotnych zmian w treści Oferty.

g. Wykonawca nie wyraził pisemnej zgody na przedłużenie terminu związania Ofertą po otrzymaniu wniosku Zamawiającego o przedłużenie tego terminu;

h. Wykonawca nie wyraził pisemnej zgody na wybór jego Oferty po upływie terminu związania Ofertą.

2) Zamawiający zawiadamia Wykonawcę o odrzuceniu Oferty, podając uzasadnienie.

3) Wykonawcy nie przysługują żadne środki odwoławcze na rozstrzygnięcie Postępowania.

23.UNIEWAŻNIENIE POSTĘPOWANIA:

1) Zamawiający może unieważnić Postępowanie o udzielenie Zamówienia, jeżeli:

a. nie złożono żadnej Oferty lub nie złożono żadnej Oferty niepodlegającej odrzuceniu;

b. cena Najkorzystniejszej Oferty, pomimo przeprowadzenia negocjacji lub aukcji elektronicznej, przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na finansowanie Zamówienia, chyba że Zamawiający może zwiększyć tę kwotę do ceny Najkorzystniejszej Oferty;

c. Kierownik Zamawiającego nie zatwierdził przedstawionej mu rekomendacji wyboru Najkorzystniejszej Oferty;

d. wystąpiły inne istotne okoliczności powodujące, że prowadzenie Postępowania lub realizacja Zamówienia nie leży w interesie Zamawiającego;

e. wystąpiły inne uzasadnione przyczyny.

2) W przypadku unieważnienia Postępowania Zamawiający powiadamia na piśmie wszystkich Wykonawców, którzy uczestniczyli w Postępowaniu.

3) Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia Postępowania bez podania przyczyny.

24.POSTĘPOWANIE UZUPEŁNIAJĄCE:

1) Zamawiający przewiduje Postępowanie Uzupełniające prowadzone z Wykonawcami, którzy złożyli Oferty niepodlegające odrzuceniu.

2) Zamawiający do Postępowania Uzupełniającego zaprosi nie więcej niż trzech Wykonawców, którzy złożyli następujące po sobie Najkorzystniejsze Oferty.

3) Zamawiający niezwłocznie po dokonaniu ostatecznej oceny Ofert wyznaczy termin przeprowadzenia Postępowania Uzupełniającego.

4) Postępowanie Uzupełniające przeprowadzane będzie z Wykonawcami, których Oferty zostały najwyżej ocenione na podstawie kryteriów przyjętych w Postępowaniu.

5) Postępowanie Uzupełniające prowadzone będzie według następujących zasad:

a. Postępowanie Uzupełniające będzie prowadzone w formie: negocjacji: osobiste, telefonicznie, mailowe lub aukcji elektronicznej;

b. Negocjacje mogą przebiegać w dowolnej liczbie rund negocjacyjnych określonych przez Zamawiającego,

c. Aukcja elektroniczna będzie przeprowadzona za pośrednictwem platformy LOGINTRADE;

d. Zamawiający drogą elektroniczną, zaprosi Wykonawców do Postępowania Uzupełniającego informując ich o dacie, lokalizacji i formie jego prowadzenia;

e. Okoliczność przeprowadzenia negocjacji (po zakończeniu każdej rundy negocjacyjnej) zostanie udokumentowana w formie protokołu z negocjacji, który podpisują osoby biorące udział w negocjacjach;

f. jeżeli Postępowanie Uzupełniające prowadzone będzie w formie aukcji elektronicznej zostanie sporządzony raport z aukcji wygenerowany za pośrednictwem Platformy Zakupowej;

g. W przypadku, gdy w wyniku przeprowadzonej aukcji elektronicznej nie uzyskano obniżenia ceny pierwotnych Ofert, Zamawiający może przeprowadzić negocjacje z tym Wykonawcą, który złożył Najkorzystniejszą Ofertę przed przeprowadzeniem aukcji.

h. cena Oferty lub inne kryteria oferowane podczas Postępowania Uzupełniającego przez Wykonawcę muszą być nie gorsze niż te zaoferowane w pierwotnej Ofercie;

6) Postępowaniu Uzupełniającemu nie podlegają:

a. wielkość i zakres przedmiotu Zamówienia;

b. termin realizacji Zamówienia, jeśli wpływa na zakres i wielkość przedmiotu Zamówienia.

7) Aukcja elektroniczna przeprowadzona zostanie zgodnie z warunkami określonymi w Załączniku do Zapytania.

8) Zakończenie Postępowania Uzupełniającego nie jest równoznaczne z wyborem Najkorzystniejszej Oferty ani z przyjęciem Oferty złożonej przez Wykonawcę.

25.OBOWIĄZEK INFORMACYJNY – KONTRAHENCI*ORAZ OSOBY FIZYCZNE, KTÓRYCH DANE OSOBOWE ZOSTAŁY UDOSTĘPNIONE ZAMAWIAJĄCEMU W ZWIĄZKU Z PRZEDMIOTOWYM POSTĘPOWANIEM

Administratorem Pana/Pani danych osobowych jest Enea Ciepło spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Białymstoku, adres: ul. Warszawska 27; 15-062 Białystok, na rzecz której świadczy Pan / Pani / dostawy, usługi, roboty budowlane.

Stosowne informacje znajdują się pod linkiem: https://www.enea.pl/pl/grupaenea/o-grupie/spolki-grupy-enea/enea-cieplo/obowiazek-informacyjny

26.KLAUZULA ANTYKORUPCYJNA

1) Wykonawca zaakceptuje zapisy klauzuli antykorupcyjnej o następującej treści:

2) Wykonawca oświadcza, że w relacjach z Enea Ciepło Sp. z o.o.:

a. zobowiązuje się do przestrzegania powszechnie obowiązujących przepisów antykorupcyjnych;

b. nie będzie podejmował jakichkolwiek działań, które miałyby na celu wpłynięcie na przebieg postępowania o udzielenie zamówienia lub wynik takiego postępowania oraz realizacje zamówienia w sposób sprzeczny z prawem lub dobrymi obyczajami;

c. nie będzie żądał, proponował, przyjmował oraz wręczał jakichkolwiek korzyści (zarówno osobistych jak i majątkowych) celem wywarcia korupcyjnego wpływu na decyzje, czy wykonywanie czynności służbowych przez osoby/podmioty zaangażowane w proces realizacji zamówienia;

d. żadna część wynagrodzenia z tytułu realizacji zamówienia nie będzie przeznaczona na pokrycie kosztów udzielania przez Wykonawcę korzyści majątkowych lub/i osobistych przez żadną ze stron;

e. w dniu złożenia oferty nie pozostaje (zgodnie z jego najlepszą wiedzą) w konflikcie interesów mającym lub potencjalnie mogącym mieć wpływ na sposób wykonywania obowiązków umownych, jak również nie są mu znane żadne inne okoliczności mogące wpłynąć na jego rzetelność, bezstronność i jakość wykonywanych dostaw, prac lub usług."

27.ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA

Zamawiający poinformuje wszystkich Wykonawców, którzy złożyli Oferty, o wyniku zakończonego Postępowania.

28. ZAŁĄCZNIKI DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO (RFX)

1) Załącznik nr 1  - Wykaz pomieszczeń Wydziału Laboratorium objętych wymogiem zapewnienia wentylacji i klimatyzacji

2) Załącznik nr 2 - Dane dot. wymaganych warunków środowiskowych w Wydziale Laboratorium

3) Formularz Ofertowy

4) Projekt umowy

5) Warunki aukcji elektronicznej

6) Kodeks Kontrahentów Grupy ENEA

 

[1] rozporządzenie Rady (WE) 765/2006 z dnia 18 maja 2006 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z sytuacją na Białorusi i udziałem Białorusi w agresji Rosji wobec Ukrainy

[2] rozporządzenie Rady (UE) 269/2014 z dnia 17 marca 2014 r. w sprawie środków ograniczających w odniesieniu do działań podważających integralność terytorialną, suwerenność i niezależność Ukrainy lub im zagrażających

[3] lista osób i podmiotów, na które zostały nałożone sankcje w związku z agresją Federacji Rosyjskiej na Ukrainę. Lista wynika z przepisów prawa powszechnie obowiązującego w szczególności z ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego

[4] w rozumieniu ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu

[5] w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 37 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości